Tekstit

Assistentin arkea koronakriisin keskellä: Yksin toimistolla, mutta onneksi on verkosto

Kuva
Kaikki muut kaikkosivat etätyöhön ja Indufor Oy:n johdon assistentti Taina Paro jäi yksin toimistolle. Töitä riittää, mutta olo on outo. Kun yhteydenotot ja avuntarve työkavereiden suunnalta lisääntyvät, assistentti tukeutuu verkostoon ja kävelylenkkeihin.

Tuskin Taina olisi 37 vuotta sitten assistentin uraa aloittaessaan osannut kuvitella, että päätyisi tekemään yksin töitä suuressa toimistossa. Kuitenkin koronan tullessa toimitusjohtaja ilmoitti kaikille, että muut työntekijät siirtyvät täysin etätyöhön ja assistentti jää yksin toimistolle, jossa hänen on turvallista ja helpompaa työskennellä. Taina on samaa mieltä: ”Ei tarvitse pelätä ja on sellaisia tehtäviä, joita en voi tehdä kotoa käsin.”

Muutos oli aivan valtava, mutta onneksi järjestely tuntui riskiryhmään kuuluvasta Tainasta luontevalta. Koska töitä riittää ja linjat ovat jatkuvasti kuumana, ei aikaa jää juuri tilanteen pohtimiseen. Hän myös pitää enemmän toimistolla työskentelystä, sillä ”työ on työ ja muu elämä on sitten m…

Assistentin arkea koronakriisin keskellä: Viisi vinkkiä etätyön konkarilta

Kuva
Kaikki tapahtumat on peruttu. Vai onko sittenkään? Taina Ojanen, mcare pro Oy:n myynti- ja markkinointisihteeri sekä johdon assistentti ei ole tyytynyt lykkäämään kaikkea yhteisöllistä toimintaa hamaan tulevaisuuteen – sen sijaan hän on ollut mukana kehittämässä uusia vaihtoehtoisia konsepteja.
”Etänä” on sana, joka kuuluu nyt kaikkialla. IT-alan assistenttina etätyö oli arkea jo ennen koronaa. Ennen viikoittainen käytäntö on nyt jokapäiväinen. Muutos on vienyt Tainalta erityisesti kollegoiden kanssa syödyt yhteiset lounaat sekä rennon ”töistä rupattelun, joka ei ole chatissä ihan sama.” Toisaalta se on myös vähentänyt turhaa matkustelua – luonto ja ajankäyttö kiittää. Myös yrityksen toiminta on hyötynyt, sillä asiakkaiden toiminta on sähköistynyt kasvavalla vauhdilla. Toimiviin välinesiin ja järjestelmiin kiinnitetään entistä enemmän huomiota, ja turvalliset etäyhteydet osa normaalia työelämää. Kun välineet on kerran opittu, niitä tullaan käyttämään myös tulevaisuudessa, Taina uskoo. E…

Assistentin arkea koronakriisin keskellä: Johto sairastui koronaan - johdon assistentti hoitaa

Kuva
Assistentin painajainen. Korona iski työpaikalle ja kaikki esimiehet määrättiin karanteeniin. Miten tästä selvittiin?
Jo varhaisessa vaiheessa epidemiaa korona iski Sanna Vanhasen, Lambertsson Oy/Nosturiasennus Virtasen johdon assistentin, työpaikan toimistolle. Koko johtoporras sai infektion ja Sanna itse oli ainut, joka ei tietyssä palaverissa olleista saanut tartuntaa. Hän ei kuitenkaan jäänyt neuvottomaksi, vaan otti assistenttina suuren vastuun tilanteen järjestämisestä työpaikalla.
Sanna kertoo, että ennen viruksen konkretisoitumista työyhteisössä monen asenne sen suhteen oli ollut huoleton. Tartuntaketju toi kuitenkin mukanaan äkillisen vakavoitumisen ja ymmärrettävästi tilanne ”säikäytti alkuun tosi paljon”, kun informaatio taudista ja sitä ehkäisevistä toimista oli maaliskuussa vielä aivan lapsen kengissä. Kun tieto tartunnoista tuli, käsidesi alkoi kiinnostaa kaikkia aivan uudella tavalla, ja myös monet niistä työntekijöistä, joiden ei olisi tarvinnut pelätä altistuneensa al…

Assistentin arkea koronakriisin keskellä: Pelaako tekniikka? Palaako arki?

Kuva
Muutos on ollut nopea ja ennen näkemätön. Etätyöt, tekniikka, uudenlaiset tapahtumat – omaksuttavaa riittää. Paluu totuttuun on vielä hämärän peitossa, mutta toivolla verhoiltu.

Psoriasisliiton assistentin, Liisa Korkiakosken, mukaan korona on tuonut mukanaan paljon positiivisia haasteita: ”Ihan huimaa digiloikkaa on ollut talon sisällä.” Assistentin on täytynyt hyvin nopealla aikavälillä omaksua uusia tapoja toimia ja kokoustaa sähköisillä alustoilla. Tekniikan kanssa on olemassa aina pieni epävarmuus: ”Nooh, pelaakohan nämä yhteydet?” Onneksi apua on tarjolla ja tekemällä oppii. Kun työmatkoissa säästää aikaa, sitä on jäänyt mukavasti juuri digitaitojen vahvistamiseen esimerkiksi erilasten webinaarien ja koulutusten avulla.

Liisalla on vankka osaaminen ja vuosien kokemus assistentin tehtävistä. Etätöitä hän ei juuri tehnyt aiemmin, muutaman kerran kuukaudessa, mutta koronan tuomien rajoitusten vuoksi on hänkin päässyt niiden makuun. Hän myös uskoo, että opituista taidoista on hyötyä…

Assistentin arkea: Hei voiksä kattoo tän tekstin?

Kuva
Sihteerinä ja assistenttina sinulta pyydetään usein apua tekstin viimeistelyyn. Yleensä tuo apu koskee kielenhuoltoa. Entä jos huoltaisit pelkän kielen sijaan koko tekstin? 

Kun joku pyytää sinua katsomaan tekstiään, tarkistat siitä yleensä kielen. Sen, että teksti noudattaa kielioppia.

Se on sitä kielenhuoltoa.

Saatat puuttua myös liian pitkiin virkkeisiin tai koukeroisiin ilmaisuihin tai siihen, että teksti on epäjohdonmukainen.

Tämä on tekstinhuoltoa.

Jos olet oikein etevä, osaat asettua lukijan asemaan. Kommentoit sitä, miten asia kannattaa esittää lukijalle. Kiinnostaako teksti lukijaa? Ymmärtääkö hän lukemansa?

Tämä on psykologista tekstinhuoltoa.

Tappavan tylsää tekstiä ei lue kukaan Pelkkä kielenhuolto ei riitä siihen, että kirjoittaja saavuttaa tekstillään sen, mitä haluaa. Mikään ei ole surkeampi näky kuin teksti, joka noudattaa kielioppia pilkulleen, mutta on niin tylsä, että sitä ei kukaan viitsi lukea.

Se on surkeaa siksi, että ensin kirjoittaja on käyttänyt aikaansa teh…

Assistentin arkea: Ympäristövastuullisesta kokoustamisesta uusi normaali

Kuva
Ilmastomme muuttuu ja se vaikuttaa tuhoisasti luontoon, eläimiin ja ennen pitkää yhä enemmän myös meihin ihmisiin. Ikäväksemme ilmastonmuutos vaikuttaa nopeammin pohjoisessa - siis aivan meidän lähellämme. WWF:n mukaan arktinen alue lämpenee kaksi kertaa muuta maapalloa nopeammin. Huomattava osa alueen ympärivuotisesta jääpeitteestä on jo hävinnyt.

Tiedämme jo, että ympäristön säästämiseksi on toimittava nyt. Kotona kierrätyksestä on tullutkin arkea ja nuorella sukupolvella kierrätys taitaa sujua jo automaattisesti. Mutta meidän on herättävä ottamaan vastuuta ympäristöasioista ja tiedostamaan vaikutusmahdollisuutemme myös työpaikalla! Ympäristövalveutuneet assistentit ovat aitiopaikalla vaikuttamassa yritysten jättämään jälkeen mm. hoidettavanaan olevien tilaisuusjärjestelyjen kautta. Kokoukset ja tilaisuudet kuormittavat luontoa sekä tarjoilujen, oheismateriaalien että liikkumisen kautta. On monta kohtaa, joissa voi tehdä ympäristölle parempia valintoja.

Ympäristövastuulliseksi pääse…

Assistentti-kollegojen kootut vinkit: miten säästää työaikaa ja rahaa sekä miksi verkostoituminen oikeasti kannattaa

Kuva
Osallistuin ToimistoSissien 10-vuotisjuhlaan, missä yksi ohjelmanumero oli SissiAwards-palkintotilaisuus. Keräsin tähän blogaukseen parhaat poiminnat palkittujen puheista – otetaan verkoston vinkit hyötykäyttöön!

Koko palkinnonjakotilaisuuden pääset katsomaan tästä:



Eniten yhteistyökumppanisuosituksia jättänyt Virpi Syvänne, CGI Suomi Oy:n Sales Assistant, palkittiin jättämiensä 104 suosituksen ansiosta:
”Vertaisverkostolta saadut kommentit auttavat päätöksenteossa, koska arvostamme kumppaneissa samanlaisia asioita: toimivuutta, luotettavuutta ja sitä jotain erityistä, mikä erottaa muista toimijoista.” Katso koko Virpin puhe tästä:



Ikäinstituutin säätiön sihteeri Saila Leppinen ansaitsi 81 tarjouspyynnöllään eniten TarjousHaavia käyttäneen Sissin tittelin: ”Järjestämme tilaisuuksia noin 60 vuodessa, joten TarjousHaavin avulla työni helpottuu huomattavasti ja aikaa säästyy. Järjestämämme koulutukset sijoittuvat ympäri Suomen, joten yhden lomakkeen täyttäminen on paljon kätevämpää kuin…

Tulevaisuuden (ja jo tämän päivän) assistentin rooli: mitä taitoja tarvitaan ja miten kohdata muutokset?

Kuva
ToimistoSissien 10-vuotisjuhlan päivätilaisuudessa oli tarjolla paljon hyödyllistä asiaa. Poimin tähän parhaita paloja ja hyviä vinkkejä assistenttityön arkeen ja tulevaisuuteen.

Assistenttityö on tunnetusti murrosvaiheessa, kun työnkuva ja jopa työnimike elää jatkuvasti. Haaga-Helia ammattikorkeakoulu on vastannut tähän murrokseen päivittämällä entisen Johdon assistenttityön ja kielten koulutuksen nimeksi Liiketoiminnan palveluratkaisujen ja kielten koulutus.

Minä assistenttiyrittäjänä, assistenttipalvelujen tarjoajana, havahduin pohtimaan assistenttityön tulevaisuutta – onko omankin toimintani brändäyksessä pian uudistustarpeita. Onneksi iltapäivän puheenvuorot antoivat rohkaisua ja luottamusta tulevaan.



Eija Kärnä Haaga-Heliasta kertoi puheenvuorossaan assistenttityön tulevaisuudesta, tässä minuun kolahtaneet ajatukset:
Assistentti on ”teknologialähettiläs”: Liiketoiminnan tukipalvelutyön ennakointitutkimuksen 2018-19 mukaan assistentti on usein organisaatiossa ensimmäinen uusien t…

Assistentin arkea: Sinun osaamisesi on tärkeää – mutta miten tunnistat taitosi?

Kuva