Assistentin arkea: Johdon assistentti näköalapaikalla




Kollegahaastattelussa Marjo Marjamaa, Varova Oy:n johdon assistentti


ToimistoSissien verkostossa on yli 2500 sihteeriä, assistenttia tai vastaavassa tehtävässä työskentelevää toimistotyön rautaista ammattilaista. ToimistoSissien tarina alkoi vuonna 2009 verkostomme koordinaattorin, Taija Uusikummun, ideasta perustaa sihteereille ja assistenteille oma verkosto ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamiseen. Verkosto on voimavara ja kollegoiden tuki tärkeää. Monet meistä ovat työpaikoillaan aika yksin, mutta yhdessä voimme oppia toisiltamme, saada apua ja vinkkejä työhön. Assistentin arkea -blogissa kerromme assistenttien työstä ja jäsentemme arjesta erilaisissa työympäristöissä sekä jaamme vinkkejä kollegoiden kesken.

Nyt esittelemme ToimistoSissien verkostoon ihan ensimmäisenä liittyneen jäsenen, Marjo Marjamaan. Marjo on töissä logistiikan asiantuntijayritys Varova Oy:ssä. Varova on perheyritys, jossa työskentelee noin sata henkilöä. Yritys välittää kansainvälisiä kuljetuksia ja tuottaa huolinta- ja muita logistiikkapalveluja. Kasvavaa liiketoimintaa on Marjon mukaan kiinnostavaa seurata. Työnkuvansa hän kokee vaihtelevaksi, eivätkä työpäivät toista itseään.

Matka nykyiseen työnkuvaan


Marjon työura alkoi 1987 Raumalla. Siitä alkaen hän on kerännyt kokemusta yrityspuolelta: ”Koulutukseltani olen ulkomaankaupan yo-merkonomi. Kauppaopiston kävin Turussa. Urani alkoi 1987 raumalaisessa huolintaliikkeessä, ja Helsinkiin päädyin 1990, silloisen poikaystäväni saatua töitä urheilutoimittajana Uudessa Suomessa.”

Ennen Varovaa Marjo on toiminut vientisihteerinä autojen tuulilasitehtaalla ja myyntisihteerinä sekä TNT:n pikakuljetuspuolella että maahantuomassa elektroniikan komponentteja. Varovaan hän haki lehti-ilmoituksen perusteella.

”Tulin taloon hallintosihteeriksi 1998. Nimikkeeni muuttui johdon assistentiksi, kun esimiehestäni Pekka Laitisesta tuli toimitusjohtaja vuonna 2000. Hänen isänsä Leevi K. Laitinen jäi silloin eläkkeelle. Maaliskuun 2018 alussa meillä aloitti jo kolmas toimitusjohtaja minun aikanani, Mikko Vihanto.”

Ydintoiminnan tukena monipuolisesti


Toimenkuvani on melko laaja, kuten aina johdon assistentin ollessa kyseessä. Olenkin usein sanonut, että teen täällä kaikkea muuta kuin sitä, mitä täällä oikeasti tehdään.


Marjon tehtäviin ja vastuualueisiin lukeutuvat:
  • sihteeri johtoryhmän kokouksissa ja muutamissa muissa sisäisissä kokouksissa 
  •  raportointi asiakkaille ja myynnille, erilaisten seurantaraporttien teko
  •  sisäinen viestintä ja jäsenyys viestintäryhmässä
  •  nettisivujen päivitys
  • HR-johtajan avustaminen mm. tyhypäivien järjestelyissä ja HR-järjestelmä Sympan päivityksessä 
  • erilaisten tapahtumien järjestäminen 
  • sisäiset kyselyt ja verkkokoulutukset
  •  erilaisissa projekteissa mukana oleminen (toimitilojen uusiminen, puhelinjärjestelmän vaihto)
  • yhteydet toimitilojen omistajaan ja huoltoyhtiöön, toimitilojen kalustus ja viihtyvyys
  •  avainhallinta, ID-korttien tekeminen ja käyntikorttien tilaaminen

 
Marjo Marjamaa Varovan uusituissa toimistotiloissa.

Yrityksen mukana kehittyen


”Tässä tehtävässä tulee jatkuvasti uutta eteen, ja olen mielelläni mukana erilaisissa projekteissa. Raportointia voisi kehittää edelleen, ja siihen onkin tulossa uusia työkaluja. Myös HR-puoli kiinnostaa nykyistä syvemmin.”

”Parasta Varovalla on hyvä työporukka ja tekemisen meininki. Pidän siitä, että toiminta on mutkatonta: perheyrityksessä päätöksenteko on nopeaa”, Marjo summaa. Hänelle työn suola löytyy toiminnan ytimestä: ”Roolini johdon kokousten sihteerinä on mielekästä, sillä siinä on tavallaan näköalapaikalla. Tällä hetkellä teemme kovasti ponnisteluja lähetysmäärien kasvattamiseksi ja tulokset alkavat jo näkyä.”

Työhyvinvointia lisää vaikuttamalla työn sisältöön


”Välillä tuntuu siltä, että saa liikaakin heilua joka paikan luutana, mutta se kai kuuluu työnkuvaan. Pystyn ilokseni vaikuttamaan tehtäviini jonkin verran. Olen jo delegoinut muutamia tehtäviä taloushallintoon, kun työtaakka alkoi tuntua liian suurelta.”

Myös tapahtumien järjestelyt ovat Marjolla keventyneet: ”Järjestin pikkujouluja vuosikausia, mutta nykyään saan onneksi nauttia niistä itse, kun olemme perustaneet pienen tiimin tähän tarkoitukseen. Pyöritän vain ilmoittautumisrumban ja teen palautekyselyn.”

Kysyttäessä omasta jaksamisesta Marjo mainitsee kulkevansa työmatkat kävellen tai pyörällä, ja viettämällä vapaa-aikaa perheen seurassa: ”Minulla on 2-vuotias corgi nimeltä Pop, joka pitää huolen, että tulee ulkoiltua pari kertaa päivässä. Lisäksi käymme 13-vuotiaan poikani kanssa loma-asunnollamme Mäntyharjussa läpi vuoden. Golfia olen harrastanut vuosikausia, mutta viime vuosina se on jäänyt vähemmälle.”

Terveiset verkostolle: asenne ratkaisee!


Marjo kokee assistenttityön muuttuneen hyvin itsenäiseksi vuosien varrella, ja kiteyttää työn vaatimuksia: ”Mielestäni tärkeintä on olla avoin uusille asioille. Asenteen pitää olla sellainen, että on valmis tekemään melkeinpä mitä vaan ja venymään tarvittaessa hyvinkin kummallisiin tehtäviin. Varsinkin, kun tämän kokoisessa organisaatiossa ei ole muita assistentteja.”



ToimistoSissit on sihteerien ja assistenttien ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamisen verkosto – jotta meidän jokaisen ei tarvitsisi keksiä pyörää uudelleen! Liity seuraan ilman jäsenmaksua osoitteessa www.toimistosissit.fi


Kommentit