Assistentin arkea: Yrittäjänä assistentin saappaissa


Assistenttiyrittäjä Milla Järvinen

Olen ollut yrittäjä nyt reilut 2,5 vuotta ja koko sen ajan työskennellyt pääsääntöisesti erilaisissa assistentin tehtävissä. Yrittäjyys tällä toimialalla on vielä melko uusi asia, joten usein assistentteja kiinnostaa kuulla, miten käytännössä tämä niin moninainen, suorastaan pirstaleinen työnkuva onnistuu yrittäjänä.

Lähtökohtanani yrittäjäksi lähtemiselle oli haave omanlaisesta työelämästä. Että voin itse vaikuttaa työaikoihini, missä ja miten teen työni ja ylipäänsä mitä teen työkseni ja kuinka paljon.

Askel palkansaajasta yrittäjäksi onnistui melko kivuttomasti, kun sain silloisen työnantajani kanssa neuvoteltua jatkavani tehtävissäni yritykseni kautta – rajasimme vain työnkuvan selvästi, jotta tuntiperusteinen laskutukseni ei paisu ns. turhista tehtävistä.

Työtehtävien rajaaminen oli ehdotonta sekä asiakkaan että minun omasta puolestani. Rajaamisesta on tullut jokaisen uuden asiakkaan myötä yhä tärkeämpää, koska kuten sanottu, assistentin työkenttä pirstaloituu helposti kattamaan asiaosaamisen lisäksi jopa siivoojan ja vastaanottovirkailijan tehtävät.

Siksi olenkin nyt kirkastanut assistenttipalvelujeni sisältöä, ja rajannut palvelut vain talous- ja organisointipalveluihin sekä markkinointi- ja viestintäpalveluihin. Nämä ovat omaa ydinosaamistani, ja toisaalta myös minua motivoivia rooleja – muut tehtävät jätän suosiolla esimerkiksi isommille assistentteja välittäville yrityksille, joilla henkilöstöä on enemmän ja laajemmalla skaalalla.

Yleisimmät saamani kysymykset

Ajattelin vastata yleisimpiin minulta kysyttyihin kysymyksiin valaistakseni hieman, millaista assistenttiyrittäjän arki todellisuudessa on.

Saanko toimeentuloni assistenttiyrittäjänä?

Kyllä. Tietysti pidemmän päälle ei koskaan voi olla varma, miten hyvin kysyntää löytyy kun edelliset sopimukset päättyvät, mutta pahimman varalle varaudun tekemällä silloin enemmän töitä kun niitä on tarjolla, ja varmistamalla ajoittaisina hiljaisina kausina kuten loma-aikoina selviytymisen hinnoittelulla.

Nykypäivänä mikään työpaikka ei ole 100 % varma, joten on parempi valmistautua jatkuvasti epävarmaan tulevaisuuteen sekä pitää huolta omasta osaamisestaan ja muutoksensietokyvystä, oli kyseessä sitten yrittäjä tai palkansaaja.

Onko stressaavaa etsiä asiakkaita?

Kieltämättä en koe itseäni myyjäksi, enkä nauti uusien asiakkaiden etsimisestä. Onneksi olen ehtinyt jo ennen yrittäjyyttäkin kartuttaa kokemusta ja verkostoja, joiden avulla tuntuu uusia asiakkaita löytyvän huomattavasti helpommin kuin kylmillä yhteydenotoilla.

Erityisesti pieniä palasia on helpompi löytää, eli vaikka yhden tapahtuman järjestäminen tai kerran kuussa laskuttamisen hoitaminen, mutta mitä enemmän kokeilen erilaisia tapoja työskennellä, sitä varmemmin uskon, että omalla kohdallani pari isompaa asiakkuutta on parempi kuin monta pientä.

Kun myyn omaa rajallista aikaani, ei myyntiä tarvitse tehdä paljoa kun kalenteri jo täyttyy. Usein asiakkaat ovat löytyneet edellisten työpaikkojeni tai työkavereideni kautta, tai olemalla muuten aktiivinen tapahtumissa ja somessa. Tasapainoilu asiakkaiden määrän kanssa tuntuu tosin olevan melko jatkuvaa – joko töitä on liikaa tai sitten niitä pitää taas etsiä lisää.

Millaiset yritykset käyttävät assistenttipalveluita?

Itse olen tähän mennessä työllistynyt selvästi eniten IT-alan yrityksissä. Kun organisaation on seurattava aikaansa ja oltava valmis kehittymään, on se valmiimpi myös kokeilemaan uusia tapoja työllistää.

Isot organisaatiot karsastavat tätä massasta poikkeavaa, erilaista työllistämistapaa, joten alle 100 hengen yrityksistä olen löytänyt paikkani. Lisäksi ihan pienet yritykset ja yksinyrittäjät ovat kokeneet tämän työllistämistavan helpommaksi ja joustavammaksi tavaksi hankkia apuvoimia kuin palkkaamisen.

Luulen, että erityisen mielekästä assistenttipalvelun ulkoistaminen on silloin, kun tarjolla on työtä vain osa-aikaisesti. Osa-aikaisiin rooleihin on haastava saada hyvää rekrytointia, mutta yrittäjänä voin helposti tehdä samaan aikaan kahta osa-aikaista roolia (tai useampaakin, jos työ on hyvin projektiluontoista).

Missä työskentelen?

Olen rajannut toimialueeni pääkaupunkiseutuun, ja olen saanutkin yhteydenottoja vain Helsingin rajojen sisältä. Vaikka suorastaan kaikki työtehtäväni on mahdollista tehdä läppärillä etänä, sekä asiakas että minä itse hyödymme siitä, että toisinaan työskentelemme kasvokkain.

Olen todennut olevani tehokkaimmillani, kun saan välillä työskennellä kotoa, mutta ehdottomasti välillä myös ihmisten ilmoilla, kuten asiakkaan toimistolla. Monia asioita on helpompi käsitellä yhdessä etäkokouksen sijaan, ja ajoittaiset tapaamiset sitouttavat myös asiakkaan minuun henkilökohtaisesti paremmin.

Miten ja kuinka paljon laskutan palveluistani?

Laskutan tekemäni työn kuukausittain jälkikäteen tehtyjen työtuntien perusteella tai sopimuksen mukaisena pakettihintana. Kattohintani on 50 €/h (+alv), mutta jos sopimus on pidemmälle aikavälille ja työtä on vähintään 40 h/kk tulen hinnassa vastaan. Jos tarve on selvästi määriteltävissä, pystyn antamaan arviota kuukausikohtaiselle pakettihinnalle, mutta yleisimmin asiakkaani valitsevat tuntiperusteisen hinnoittelumallin.

Olen ottanut hinnoittelussa huomioon mm. lomien ja sairaspäivien palkattomuuden, oman hallinnollisen työskentelyn (kirjanpito ja laskutus, myynti ja markkinointi ym.) palkattomuuden sekä mahdolliset hiljaiset ajat, jolloin laskutettavaa työtä ei ole saatavilla. Ja tietysti saamastani hinnasta maksan ulos yrittäjän eläkevakuutukset, muut vakuutukset ja firman kulut, eli lopulta käteen jää suunnilleen saman verran kuin jäisi palkansaajanakin.

Suosittelen yrittäjyyttä ehdottomasti kaikille organisoiduille ja avoimille assistenteille. En itsekään ole mikään ekstrovertti, mutta pitää pystyä avaamaan suunsa (edes somessa) jotta ympärillä olevat verkostot tietävät mitä sinulla on tarjota.

Organisointitaidot ovat itselläni olleet erityisen kovassa käytössä, kun hoidan asiakkaideni hallinnollisten tehtävien lisäksi koko oman toiminimeni hallinnon ja kirjanpidon. Mutta kun olen kerran tutkinut, miten kaikki asiat nyt menevätkään, ei tarvitse huolehtia tulevasta vaan voin nauttia tästä vaihtelevasta, joustavasta ja itseni näköisestä työelämästä.


Milla Järvinen, yrittäjä, assistenttipalvelut
Tarjoan toiminimelläni monipuolisia assistenttipalveluja viestintään ja markkinointiin, taloushallintoon sekä organisointiin yli 10 vuoden työkokemuksella. Tutustu: www.millajarvinen.com

Ps. Laita ihmeessä kysymyksiä esim. LinkedIn:ssä tai meilillä, tai tähän alle kommentoimalla, jos vielä jokin asia jäi mieltäsi askarruttamaan!

ToimistoSissit on sihteerien ja assistenttien ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamisen verkosto – jotta meidän jokaisen ei tarvitsisi keksiä pyörää uudelleen! Liity seuraan ilman jäsenmaksua osoitteessa www.toimistosissit.fi

Kommentit