Assistentin arkea: Etätöissäkö taas? Miltä näyttää assistentin syksy?



Kesäloman vapaat, lämpimät päivät alkavat pikkuhiljaa olla takana päin. Kun varpaita on saanut rauhassa liottaa lämpimässä vedessä, on jälleen aika laittaa kengät jalkaan ja palata toimistolle… Vai palataanko sittenkään? Assistentin arki on yhä poissa tavanomaisesta tasapainostaan, kun korona hiertää kivenä kengän pohjassa. Koko työyhteisön on oltava jatkuvasti varuillaan, sillä ei voi koskaan tietää, milloin se päättää pistää uudelleen. Miten kävellä eteenpäin varovasti? Miltä oma työ ja matka syksyyn näyttää?

Assistentit pääsivät itse vastaamaan näihin kysymyksiin ToimistoSissien tekemässä kyselytutkimuksessa. Tulokset yllättivät positiivisuudellaan, ja kevään opit kantavat myös pitkälle syksyyn: Etätöihin on totuttu, käytänteet ovat tulleet tutuiksi ja hommat sujuvat suhteellisen hyvin. Kesä on tehnyt myös hyvää mielelle, mikä näkyy siinä, että yllättävän monelta löytyy toivoa ja halua tapahtumien ja kokousten järjestämiseen kasvokkain. 

Kun assistentilta kysyy, miten koronatilanne vaikuttaa hänen työhönsä, yleisin vastaus on: ”Työskentelen etänä.” Tämä koskee tällä hetkellä assistenttien lisäksi suurinta osaa suomalaisista työntekijöistä. Kuitenkin assistentille tämä on usein uutta, ja kyselyyn vastanneista suurin osa käykin vielä toimistolla ainakin satunnaisesti. Täysin etänä on vain 9%. Usein toimistolla päivystäminen jääkin juuri assistentin tehtäväksi, kun muu työyhteisö työskentelee pääsääntöisesti etänä. 

”Päivystän toimistolla ja varmistan, että kaikki on kunnossa, kun muut työntekijät palaavat takaisin.” 
”Pitää huolehtia eri tavoin toimiston ja ihmisten turvallisuudesta.” 


Usein myös assistentin työnkuvaan kuuluu sellaisia tehtäviä, joita ei ole kotoa käsin mahdollista hoitaa. Toisaalta etätyöskentelyn yleistyminen, toimintojen siirtäminen sähköisiksi ja uusien käytänteiden omaksuminen on tehnyt etätyön uudella tavalla mahdolliseksi myös assistenttityötä tekevälle.

”Työskentelen 95% etänä käyn vaan printtaamassa ja hakemassa nimmarit toimistolla.”
”Käyn toimistolla kahden viikon välein päivän tai pari hoitamassa käytännön asioita eli niitä, joiden hoito vaatii jonkun läsnäolon.”



Lähes kaikissa yrityksissä on tällä hetkellä voimassa etätyösuositus. Ennalta määritetyn jakson pituus kuitenkin vaihtelee. Yli puolet vastaajista kertovat tilanteen elävän eli suositus on voimassa toistaiseksi. Elokuun tai syyskuun loppuun kestävä suositus oli kyselyn toteuttamishetkellä voimassa joka viidennellä vastaajalla. 14 prosenttia vastaajista kertoi muusta määritellystä ajanjaksosta tai käytänteestä. Näissä yrityksissä etätyö oli esimerkiksi osittaista tai paikkakuntakohtaista. Useampi kertoi myös etätyösuosituksen jatkuvan tämän vuoden loppuun saakka.

Assistentti jää yksin - onneksi on verkosto

Monet assistenteista ovat omaksuneet uusien työkäytänteiden lisäksi myös uusia työtehtäviä. Esimerkiksi koronaan liittyvä seuranta ja vastuu on jäänyt usein assistentin hartioille matka-, kokous- ja tapahtumajärjestelyiden vähentyessä.

"Kokoukset teams-versioina, mutta toki niitä kuormittavuuteen asti."

Assistentit ovat perinteisesti olleet työpaikalla henkilöitä, jotka ovat aina läsnä ja auttamassa kollegoitaan pienellä kynnyksellä. Nyt etätöiden lisääntyessä myös työyhteisön erillisyys ja yksinäisyys ovat selvästi lisääntyneet.

Sosiaaliset kanssakäymiset työryhmien kesken puuttuvat edelleen kokonaan.

"Teen työt etänä yksin, lukuun ottamatta harvoja viikoittaisia verkkopalavereja."
”Vähemmän tekemistä, kun ei järjestetä kokouksia/ tapahtumia livenä ja matkustaminenkin on nollassa. Kollegoita on ikävä!”


Sosiaalisen kanssakäymisen puute yksipuolistaa työtä ja tekee siitä usein rutiininomaisempaa. Toisaalta myös keskeytyksiä tulee vähemmän. Tässä tilanteessa verkostojen arvo nousee entistä tärkeämmäksi, kun ajatuksia ja kokemuksia voi jakaa esim. ToimistoSissit-verkostossa muissa yrityksissä työskentelevien assistenttien kanssa. 

"Ilmassa leijuu jatkuva epätietoisuuden tunne."

Verkosto tukee ja tarjoaa apua myös kyselyssä mainitun epätietoisuuden selättämiseen. Kun pysyy ajan tasalla siitä, mitä esimerkiksi tapahtuma-alalla tapahtuu, voi myös omaa toimintaansa suunnitella paremmin.

"Aiheuttaa epävarmuutta, suunnitellaan ja peruutellaan tapahtumia."
"Odotellaan uusia rajoituksia toimistotyöhön. Tilanne näkyy tapahtumien peruutuksina."


Kivi on siis yhä kengässä, mutta tehokas yhteistyö ja yhteydenpito tapahtumajärjestäjien kanssa takaa sen, että esimerkiksi peruutusehtoja voidaan suunnitella yhdessä kaikille osapuolille sopivaksi.

Kiirettä pukkaa paikoitellen

Jatkuva säätäminen ja uudet työtehtävät sekä kollegoiden lomautukset näkyvät kiireenä joidenkin vastanneiden arjessa.

"- - joudun tekemään hommia jotka eivät normaalisti kuuluisi minulle.”

Toisaalta osa kertoo myös työmäärän vähentyneen selkeästi:

”Työkuorma on normaalia pienempi kun työlistalta puuttuu ulkomaanmatkojen järjestelyt ja fyysisten kokousten järjestelyjen sitovuus.”

Vaikka tuntuu, että elämme valtavaa myllerryksen ja epätietoisuuden aikaa, jopa 17 prosenttia vastaajista raportoi, että tilanne ei ole juuri vaikuttanut omaan päivittäiseen työhön. Tätä selittää se, että assistenttityötä tekevä voi työskennellä niin monenlaisissa yrityksissä ja työtehtävissä.

”Ei mitenkään, täystyöllistetty. Team-kokoukset sujuvat loistavasti.”

Tilaisuuksia suunnitellaan jo vauhdilla – turvallisuus huomioiden



Yllättävän moni vastaajista olisi kyselyn mukaan järjestämässä tilaisuuksia vielä tämän vuoden puolella. Olettaen kuitenkin, että yleinen tartuntatilanne pysyy hallinnassa, lähes puolet vastaajista ovat suunnittelemassa tilaisuuksia, joissa kohtaaminen tapahtuu kasvokkain. 



Kaikki niistä vastanneista, jotka ovat suunnittelemassa tilaisuuksia kertoivat tulossa olevan sisäisiä kokouksia. Ne mielletäänkin suhteellisen turvallisiksi, kun pidetään huolta käsihygieniasta ja turvaväleistä sekä henkilömäärä on rajoitettu. Sisäisille kokouksille, joissa kollegat tavataan kasvotusten, on myös patoutunutta tarvetta, jota etäkokouksilla ei ole aivan täysin kyetty täyttämään. Yleistä on myös järjestää tapahtumia täysin verkossa ja aiempaa joustavammin: 

”Koulutustilaisuuksia toteutetaan nyt etänä yritysten rajoitukset huomioiden. Tilaisuuksien siirto ja peruutukset mahdollisia aikaisempaan enemmän.”



Lue lisää siitä, kuinka korona on vaikuttanut assistentin arkeen: https://toimistosissittestaa.blogspot.com/2020/06/assistenttityon-uudet-roolit-ja.html

Usva Uusikumpu, viestinnän assistentti, ToimistoSissit


ToimistoSissit on sihteerien ja assistenttien ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamisen verkosto – jotta meidän jokaisen ei tarvitsisi keksiä pyörää uudelleen! Liity seuraan ilman jäsenmaksua osoitteessa www.toimistosissit.fi 

Kommentit