ToimistoSissit-blogi

Kuva: Felt Fotografi Oletko joskus ollut tilanteessa, jossa olet tuntenut, että ajatuksesi kiertävät kehää, etkä löydä oikeita ratkaisuja käsillä olevaan pulmaan? Kokonaiskuva on ollut hukassa, etkä ole kyennyt ”näkemään metsää puilta?" Tai olet punninnut eri uravaihtoehtojen välillä kykenemättä päättämään, mikä olisi oikea suunta eteenpäin? Coaching tarjoaa vastauksia tällaisiin ajatusjumitilanteisiin. Assistentit ovat työyhteisöissään silminä ja korvina, ja he toimivat eräänlaisina kävelevinä fiilismittareina. Olemme usein tukena erilaisissa muutostilanteissa, ja havaitsemme herkästi heikotkin signaalit, joita muutokset saavat henkilöstöstä kumpuamaan. Näin johdon assistenttina ja tiiminvetäjänä olen usein kokenut tämän omakohtaisesti ja kiinnostuin siksi coachingista ja sen antamista työkaluista työyhteisön auttamiseksi. Ei mentorointia tai terapiaa, vaan coachingia! Mikä ihmeen coaching? ICF määrittelee coachingin kumppanuudeksi ajattelua herättävässä ja luovassa prosessissa,

Parviälyä on kaikkialla. Se on kuin painovoima, joka huomaamattomasti tekee taikojaan arjen yhteisöissämme. Sinun ei tarvitse olla siitä tietoinen, jotta se toimisi, mutta kun perehdyt sen toimintaan, sinulla on pian käytössäsi uusi supervoima. Mikä se parviäly sitten oikein on? Parviälyllä tarkoitetaan tilannetta, jossa monen eri ihmisen osaaminen ja ajatukset yhdistyvät tuottaen hedelmällisiä ratkaisuja johonkin ongelmaan. Tätä joukkoa kutsutaan parveksi. Pohjalla on ajatus eläinparvista, joissa yksilöiden erillinen intuitiivinen toiminta johtaa siihen, että niiden muodostama kokonaisuus näyttää yhdessä ilmeisen älykkäältä. Riittää, että osallistuja tuo parveen oman osaamisensa, jonka pohjalta tietoa voidaan jalostaa. Hänen ei tarvitse tiedostaa kokonaisuutta. Parviälyn toimimisen kannalta on tärkeää, että ryhmässä myös uskalletaan tuoda esiin hiljaista tietoa, itsenäisiä mielipiteitä ja ideoita. Tätä edistää se, että parvien annetaan muodostua täysin vapaasti. Kun omaa tietämystä ja

Digimaailma teki meistä tasa-arvoisia. Myös assistentit määrättiin monissa organisaatioissa kokoaikaiseen etätyöhön Korona-pandemian alkaessa. Ja kuinka ollakaan, se minkä ei pitänyt olla mahdollista, olikin mahdollista: assistenttityö on ollut tehokasta myös etätyössä. Assistentteja ei tulisi pakottaa toimistolle Syksyllä 2021 organisaatiot laativat etätyöohjeensa uusiksi. Onko assistentti jälleen se, jonka pitää perustella etätyöhön jäämistään? Mikä toimii paremmin, jos assistentti on koko ajan toimistolla? Koska etätyön edut on laajasti todettu joustaviksi ja työntekijöitä eri elämäntilanteissa tukeviksi, ei entiseen ole paluuta. Myös assistenteilla on jo yli puolentoistavuoden näyttö siitä, että palvelut voidaan hoitaa kotikonttorilta käsin. Tässä voisimme assistentit olla yhteisrintamassa puolustamassa kollegoja, etteivät vanhat käytännöt meidän kohdallamme palaa. Tarvitaan uusia toimenpiteitä työyhteisön eritytymisen ehkäisemiseksi Mutta toisaalta on hyvä luoda tapoja ja käytän

Ehdinkö saada kaiken purkkiin ennen lomaa? Löytyykö minulle varmasti pätevä sijainen? Ja kun loma lopulta koittaa, miten irtiotto työstä onnistuu? Näitä kysymyksiä pohtivat assistentit juuri nyt ympäri Suomea. Assistenttityölle tyypillistä on se, että koko ajan tapahtuu ja lyhyellä varoitusajalla. Kun työpäivien aikana revitään jatkuvasti moneen suuntaan, stressitasot kohoavat pilviin varsin huomaamattomasti. Siksi loma ja erityisesti sen tuoma aikatauluttomuus ovat äärimmäisen tärkeitä assistentin palautumiselle. Työstä irti päästäminen voi olla hankalaa Aivan yksinkertaista assistentin lomaileminen ei kuitenkaan ole. Vaikka työt olisikin saatu hyvälle mallille, voi olla, että rentoutuminen kotosalla ei vain luonnistu. Kun assistentin luonteenpiirteet puskevat pintaan, saattaa huomaamattakin löytää itsensä lukemasta sähköposteja tai järjestelemästä juttuja. Mutta miten se lomailu sitten onnistuu? Kysytään assistenteilta itseltään. Näin rentoudut kesällä: poimi parhaat vinkit kollegoil

  ”Tulevaisuudessa toimisto- ja etätyöskentely yhdistyvät hybridimalliksi ja assistenttikin pääsee vaikuttamaan siihen, missä hän haluaa tehdä töitä.” Näin uskoo Katja Aalto, Innovation Homen operatiivinen johtaja. Haastattelimme Katjaa, jotta saisimme paremman käsityksen siitä, miltä etätyön tulevaisuus oikeastaan näyttää. Coworking-tilojen suunnittelijana hänen täytyy olla tarkasti perillä siitä, kuinka työ tulee muuttumaan, jotta työtilat pystyvät vastaamaan myös tulevaisuuden tarpeisiin. Katja, mitä työlle on tapahtumassa? Assistentti työskentelee siellä, missä työt sujuvat Vuodessa olemme oppineet paljon. Viimein on yleisesti hyväksytty se tosiasia, että assistenttityötäkään ei aina tarvitse tehdä kiinteässä toimipisteessä, Katja kertoo. Hänen mielestään tulevaisuudessa assistentin kannalta motivoivin ratkaisu olisi antaa hänen päättää itse se, missä hän on vahvimmillaan työntekijänä. Toisille se tarkoittaa enemmän etätyötä, toiset viihtyvät toimistolla. Assistentilta vaaditaan

Yrittäjänä työtehtävät ja asiakkuudet voivat välillä vaihdella paljonkin, mikä tekee työstä monipuolista, mutta myös haastavaa. Tärkeintä on uskoa omaan tekemiseen ja luottaa itseensä. Miten minusta tuli yrittäjä? Oma Assistentti yritykseni on nyt 2-vuotias. Yrittäjyyttä olin miettinyt jo pitkään, koska halusin työllistää itseni ja hyödyntää yrittäjänä monipuolista ammattitaitoani. Ennen yrittäjäksi ryhtymistä opiskelin markkinointiassistentiksi, markkinointiviestinnän ammattitutkinnon sekä yrittäjän ammattitutkinnon. Tästä paketista sain paljon hyviä työkaluja yritystoiminnan aloittamiseen. Parasta on monipuolisuus ja muiden auttaminen Yritykseni tarjoaa lisäapua yrittäjille ja yrityksille, silloin kun omat resurssit eivät riitä kaiken tekemiseen, mutta tehtävä työ ei kuitenkaan vaadi kokoaikaista tekijää. Tarjoan apua myyntiin ja markkinointiin, asiakaspalveluun, messuille, toimistotöihin, tapahtumien järjestämiseen. Lisäksi tarjoan matkailualan ammattitaitoani matkailuyrityksille. O

Taas joku vetää hihasta. "Hei onnistuisiko sinulta...?" hän kysyy varovasti. Kuuntelet rauhassa loppuun, vaikka ymmärrät jo varhaisessa vaiheessa, että sinulla ei ole oikeastaan mitään tietoa asiasta - vielä. Kun hän lopettaa, hymyilet ja nyökkäät. "Kyllä hoituu!" vastaat varmana. Ja ei kun selvittämään. Ole ylpeä osaamisestasi Tämä "kyllä hoituu" -asenne on vain yksi esimerkki niistä ominaisuuksista, jotka kuuluvat koriisi osaavana assistenttina. Kaikkea ei voi kukaan tietää, mutta kyky ja halu selvittää asioita tekee sinusta sellaisen ihmisen, jota työyhteisössä tarvitaan niin nyt kuin tulevaisuudessakin. Olet aina valmiina auttamaan oli ongelma mikä hyvänsä. Työyhteisösi tukijana pidät jatkuvasti silmäsi auki ja haet aktiivisesti tehtäviä, joissa osaamisestasi voisi olla hyötyä. Ja osaamistahan onkin. Haastavaa ammatissasi nimenomaa on se, kuinka tuot nämä kaikki monipuoliset taitosi esille juuri oikeissa tilanteissa. Olipa koulutuspohjasi ja työhisto

"Minähän en tästä nouse, ennen kuin olen saanut tämän valmiiksi!" Kuulostaako tutulta? Tietty periksiantamattomuus ja innostus työhön liittyvän haasteen ratkaisemiseen vetävät ainakin minut helposti mukanaan. Näin assistenttina huomaan niin tapahtuvan herkästi erityisesti työtehtävissä, joiden valmistumista joku muu, esimerkiksi esimieheni, kiihkeästi odottaa. Kun mieli on rakastunut ajatukseen loppuun tekemisestä, niin jokainen keskeytys, oli kyseessä muistutus taukojumpasta tai sähköpostiviesti, tuntuu uhkaavalta kilpakosijalta. Varsinkin etäaikana tämä johtaa siihen, että vastarakastuneet lukittautuvat omaan huoneeseensa. Tauot jäävät helposti pitämättä, eikä happihyppelylle malta lähteä. Vaikka jokainen tutkimus osoittaa tauottamisen hyödyt, ne kaikuvat kuuroille korville. Oma jääräpäisyys hoitaa homma maaliin voittaa aina. Pahimmillaan sitä saattaa iskeä päätä seinään tuntikausia tai valvoa yömyöhään oikeastaan tajuamatta, että työteho on laskenut lähelle nollaa, mutt

”Susta voisi tulla hyvä johdon assistentti”, kommentoi kerran eräs entinen opiskelutoverini, kun kerroin hänelle olevani hyvä organisoimaan ja hakemaan tietoa. Tämä ajatus jäi muhimaan päähäni vuosiksi, ja sen seurauksena viimein keväällä 2019 hain Haaga-Heliaan opiskelemaan alaa. Tätä tulet tarvitsemaan töissä Vaikka on ollut päiviä, jolloin opinnot ovat tuntuneet hankalilta tai pistäneet pään pyörälle, on opiskelijoilla mielestäni korkea motivaatio opiskella tätä alaa, mitä etäopetuskaan ei ole onnistunut horjuttamaan. Oletan tämän johtuvan siitä, että opiskelijat kokevat saamansa osaamisen erittäin hyödylliseksi ja tarpeelliseksi työelämässä, joten opiskelu tuntuu pänttäämisen sijaan siltä, että on panostamassa omaan tulevaisuuteen. Koulutuksen parhaimpia puolia ovat olleet sen käytännöllisyys ja monipuolisuus. Meillä on ollut kursseja mm. liiketaloudesta ja kokoustamisesta, ICT-sovellusten käyttämisestä ja viestinnästä. Myös ryhmätöitä on ollut paljon, mikä on kehittänyt yhteistyö-

Korona-vuosi 2020. Työt siirtyivät kotikonttorille; kokoukset, työpajat sekä ideariihet hyppäsivät pääosin verkkoon. Yksi puhuu ruudulleen miettien mahtaako muut puuhata linjoilla jotain aivan muuta ja onko osallistujien keskittyminen täysin jo herpaantunut. Jos kokouksen vetäminen tehokkaasti ja aikataulussa oli haasteellista ammoisina aikoina, kun vielä kokoonnuimme kasvotusten, nyt verkossa kokoontuminen on tuonut omat haasteensa. Miten huolehdimme esimerkiksi siitä, että kaikki osallistuvat tasapainoisesti, eikä kokouksia hallinnoi vain se ekstrovertein tiiminjäsen, jolla juttua riittää asiasta - ja asian vierestä? Toimistosissit järjesti Ideapakan Jani Turun opastuksella Fasilitoinnin perusteet -koulutuksen lokakuussa 2020, jossa tutustuimme fasilitoinnin toimintaperiaatteisin ja metodologiaan. Jatkoa on luvassa 22.4.2021. Fasilitointitaito, eli ’taito auttaa ryhmää ajattelemaan yhdessä’, tehostaa kokouksien kulkua luovin tavoin ja auttaa ryhmää löytämään yhteisen sävelen. Fasil

Katja, assistentti Telia Cygatelta, kohtasi joulun alla haasteen. Työyhteisö oli pääasiassa etätöissä ja pikkujoulujen peruuntuessa olisi keksittävä millä muilla tavoilla työyhteisöä voisi ilahduttaa. Harmikseen hän kuitenkin huomasi, että juuri millään yrityksellä ei ollut juuri tarjota verottajan ehtojen mukaisia tuotteita, joita olisi voinut tilata työporukalle verovapaasti. Asiaan perehdyttyään hän huomasi, että ongelma oli todellinen ja sen ratkaiseminen hyödyttäisi varmasti myös muita assistenttityötä tekeviä. Tämä sai Katjan muistamaan ToimistoSissit, joka tarjoaisi hänelle täydellisen kanavan sekä palveluiden kehittämiseen, että tiedon jakamiseen myös muille.  ToimistoSissit yhdistää assistentit ja palveluntarjoajat  Katjan oivalluksesta ToimistoSissit kutsuikin koolle joukon sissejä ja partnereita pohtimaan yhdessä sitä, millaista tarjontaa yrityksissä kaivattaisiin juuri nyt (ks. tallenne ). Kun valmiita ratkaisuja ei ollut, oli tilaisuus oivallinen niin asiakkaan kuin palvel

Vuosi 2020 toi mukanaan paljon muutoksia assistentin työhön. Kukaan ei vielä tiedä, mitä kaikkea tuleva vuosi tuo tullessaan, mutta yksi asia on varmaa - muutos jatkuu. Siksi kysymys kuuluukin: Miten voit parhaiten valmistautua ottamaan sen vastaan? Sihteeri- ja assistenttityön ennustetaan katoavan teknologian kehittymisen myötä. Kun tietokone suorittaa itse kalenterin hallinnan ja matkalaskutuksen, assistenttina jää helposti pyörittelemään peukaloitaan. Kuitenkin sen sijaan, että jäisit odottamaan robottien valtaannousua, voit alkaa tehdä itse aktiivisesti töitä osaamisesi ylläpitämiseksi ja vahvuuksiesi, supervoimiesi, löytämiseksi ToimistoSissien assistenttiyhteisössä seuraamme, mihin suuntaan assistenttityö kehittyy ja pohdimme, miten meidän tulisi omaa osaamistamme kehittää, jotta olemme edelleen tärkeitä vaikuttajia tulevaisuuden työelämän pelikentällä. Yhdessä yhteistyötaitoja ja menestyviä tiimejä kouluttavan Suvi-Kanerva Koivusalon , Game Captains , kanssa pääsimme keskustelem